Como delegar tarefas que nem eu, dono da empresa, sei fazer?

Tem muito dono de empresa que assume todas as tarefas para si (até mesmo as que não sabe desempenhar), fica 12h, 14h, 16h trabalhando por dia e tenta agarrar o mundo com as próprias mãos. Muita coisa pode se passar na cabeça desse dono, inclusive que ninguém consegue fazer tão bem feito dentro da própria empresa quanto ele. 

Se identificou, Comandante? Então preste atenção: saiba que isso pode virar uma bola de neve repleta de problemas que podem afundar o seu negócio. Você precisa, sim, delegar tarefas e contar com o apoio dos seus funcionários. Mas como delegar? Quais são as tarefas que precisam ser encaminhadas? Como delegar o que eu não sei fazer?

Para responder a essas perguntas, eu, Marcelo Germano, fundador do EAG – Empresa Autogerenciável, preparei este texto que vai te mostrar como uma gestão de processos eficiente pode equilibrar o seu trabalho e fazer a sua empresa crescer. 

Boa leitura e mãos à obra!

Entenda a diferença entre “delegar” e “delargar”

Delegar significa passar uma tarefa para um funcionário, ou seja, determinar quando, como, onde ela deve ser feita e qual é o prazo final dela. A partir disso, você precisa se certificar que o seu colaborador entendeu o que deve ser feito e acompanhá-lo (mas sem microgerenciar cada passo dele), para assegurar que aquela tarefa seja executada.

Em outras palavras, delegar é o ato de fazer com que as pessoas executem o trabalho o qual elas foram feitas para fazer. Dentro de uma empresa, existem várias funções, e cada uma delas é responsável por fazer, executar e entregar uma tarefa. Isso é uma gestão de processos eficiente e que faz uma empresa performar bem e crescer. 

Quem delega tarefas garante que o funcionário terá o aprendizado para executá-las, mas para isso você primeiramente precisa ensiná-lo a fazer o que precisa ser feito. Dessa forma, você acompanha a evolução dele ao longo do tempo. 

Por outro lado, o dono de empresa que delarga tarefas simplesmente vira para o seu funcionário e fala: “faz isso”. Ou seja, ele não estabelece quando, onde, nem o porquê daquela tarefa ser feita, e não se certifica se o colaborador entendeu o que precisa ser feito. 

Uma das coisas que eu mais escuto, vindo dos donos de pequenas e médias empresas, é: “eu sou muito centralizador”. Muitos deles têm problema com delegação, porque acreditam que podem fazer e executar tudo sozinhos. E mesmo os que falam que não têm problema em delegar, normalmente não fazem isso da maneira correta. 

O dono de empresa que age dessa maneira faz com que o seu negócio passe por uma fase chamada “toca-toca”: chega um momento no qual ele está tão sobrecarregado, que ele chega à conclusão de que precisa descentralizar. E quando as coisas começam a dar errado, ele volta atrás, diz que isso não funciona e que todo mundo vai ter que se reportar a ele. 

E por que “toca-toca”? Porque uma hora, esse gestor descentraliza a sua empresa, e em outra hora, ele puxa de volta. O resultado final? Uma empresa totalmente dependente do seu dono, com funcionários insatisfeitos e sem entender qual é o papel deles ali.

Por que a maioria dos donos de empresa não delegam tarefas em sua gestão de processos? 

Se delegar tarefas é uma coisa tão boa, por que ainda tem muito dono de empresa que não faz isso? Existe uma lista com 14 razões as quais as pessoas dão para não delegar:

  1. leva tempo explicar o que precisa ser feito;
  2. eu consigo fazer a tarefa mais rapidamente;
  3. eu faço a tarefa melhor;
  4. as pessoas já estão sobrecarregadas;
  5. eu mesmo não sei como fazer;
  6. se eu delegar tarefa para outra pessoa, quem vai ficar com o crédito é a outra pessoa;
  7. eu não acho que os meus empregados conseguem fazer um bom trabalho;
  8. eu preciso que seja feito direito;
  9. eu não tenho ninguém com a especialidade adequada;
  10.  eu não confio em mais ninguém para fazer o meu trabalho;
  11.  eu gosto de fazer o trabalho;
  12.  quando eu faço, fica melhor;
  13.  eu teria que conferir, então eu mesmo faço;
  14.  e eu não posso delegar tudo. 

Todas essas questões são puramente emocionais. Elas são crenças e padrões que estão enraizados na mente do dono de empresa, e que, se continuarem lá, podem levar o negócio para o buraco.

Um dos pontos que eu gostaria de destacar é o número 5: “eu mesmo não sei como fazer”. Em outras palavras, é quando o dono de empresa não tem habilidade para desempenhar tal tarefa, mas acredita tanto que só ele é capaz de resolver as coisas. Consequentemente, essa pessoa vai errar sucessivamente, e corre risco de quebrar a própria empresa, apenas por ser centralizador.  

Como quebrar essas crenças? 

Racionalmente falando, o que pode ajudar o dono de empresa que não consegue delegar por questões emocionais é trazer consciência para ele, ou seja, ele precisa desenvolver a consciência de que a delegação faz a empresa crescer, as pessoas se desenvolverem, e aprender como fazer isso. 

Porém, emocionalmente falando, a coisa pode não ser tão simples assim. Vou trazer um exemplo: todo mundo sabe que fumar faz mal à saúde, mas as pessoas ainda fumam. No mundo empresarial, é a mesma coisa. O dono de empresa pode entender os benefícios da delegação, pode compreender que ela faz a empresa crescer, mas existe um bloqueio emocional que o impede de fazer isso.

Por experiência própria, eu digo que a maioria dos donos de empresa são controladores. Isso pode estar muito relacionado ao apego que essa pessoa tem ao início do negócio, quando ele fazia tudo sozinho e, por isso, acreditou que poderia continuar agindo dessa forma ao longo da vida da empresa.

Via de regra, pessoas controladoras não confiam nos outros, e conta histórias para ela mesma. Por exemplo: se essa pessoa não quiser praticar exercício físico naquele dia, ela vai inventar uma desculpa para não fazer isso.

Para trabalhar essas questões, inclusive a não delegação, é possível fazer um acompanhamento com um coaching. O objetivo será trazer à tona essas crenças, ressaltar o que ele deveria estar fazendo – como delegar tarefas – e entender o quão comprometido ele está em tentar fazer aquilo. 

Como delegar tarefas que eu não sei fazer?

Se você está abraçando todas as tarefas, até mesmo as que você nem sabe fazer, e tem dificuldade em delegar, preste atenção: vou trazer um método prático e eficiente para você aprender a passar as tarefas adiante e, assim, executar uma gestão de processos eficientes e enxergar a evolução do seu negócio. 

Eu também falo sobre esse método neste vídeo, caso você opte por ouvi-lo:

Presta atenção nesse passo a passo e veja como o segredo é anotar tudo o que você faz, hora a hora, por uma semana. No final dela, você vai saber exatamente onde está investindo o seu tempo. 

Tendo em mente o que você costuma fazer dentro da sua empresa, em seguida, você deve criar categorias de atividades (como operacionais e burocráticas) e dividi-las em dois grupos: de um lado, você analisa a sua competência para fazer essas tarefas e, de outro, analisa qual é o valor que essas categorias de atividades geram para o seu negócio. 

Daí, você pega uma atividade específica. Em ambos os grupos (competência e valor), você vai dar uma nota de 1 a 4, de acordo com o que mais se assemelha ao seu caso.

Competência:

  • eu sou incompetente para fazer isso – nota 1;
  • eu sou competente para fazer isso – nota 2;
  • eu sou bom, excelente para fazer isso – nota 3;
  • essa é a minha habilidade única, faço melhor do que ninguém – nota 4.

Valor:

  • atividades que não geram valor para o meu negócio (ex: perder tempo em redes sociais) – nota 1;
  • atividades que geram baixo valor para o meu negócio (ex: emitir nota fiscal) – nota 2;
  • atividades que geram alto valor financeiro para o meu negócio (ex: desenvolver produtos, vendas e campanhas) – nota 3;
  • atividades que geram alto valor para a reputação da empresa (ex: avanços significativos que fazem o seu negócio explodir) – nota 4

Depois de dar nota para cada atividade, você vai somar o lado da competência com o lado do valor. Por exemplo: você emite as notas fiscais do seu negócio e marcou que você é competente nisso (2), e que essa é uma atividade de baixo valor (2). A soma vai dar 4. 

Todas as somas que forem até 4, você vai pintar tudo de vermelho. As somas entre 5 e 6, você vai pintar de amarelo. E as somas entre 7 e 8, de verde. Ou seja: 

  • você vai parar de fazer todas as somas vermelhas e vai delegá-las para alguém;
  • você vai ter atenção às somas amarelas, e vai optar por delegá-las ou por fazê-las rapidamente;
  • e você vai focar nas somas verdes, porque são as que geram alto valor para a sua empresa, e são focadas no crescimento dela. 

Lembre-se, Comandante: você deve focar no crescimento da sua empresa. Isso faz parte do seu trabalho estratégico. Os pormenores devem ser encaminhados para os seus funcionários, que vão fazer o trabalho operacional do seu negócio. 

Considerações finais

As atividades que não geram valor para o seu negócio devem ser descartadas, já as que geram baixo valor ou que você não tem capacidade para realizar, devem ser delegadas para outra pessoa. Você deve focar no que gera alto valor financeiro e de reputação para a marca.

Ao executar a gestão de processos, você vai melhorar muito as suas oportunidades de alavancar a sua empresa, usando essa ferramenta poderosa, onde você utiliza a inteligência, os braços e o tempo de outras pessoas em prol do seu negócio. 

E lembre-se, Comandante: dono de empresa que não delega vira gargalo da própria empresa. Eu tenho certeza que você não deseja isso para você e para o seu negócio. 

O EAG Empresa Autogerenciável foi criado para te ajudar a  acabar com o caos da sua empresa e a construir uma equipe autogerenciável que funcione sem depender de você.